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關于印發《測繪地理信息檔案管理規定》的通知


信息來源:國家測繪地理信息局辦公室    發布日期:2017-08-10    瀏覽次數:   字號:[ ]

國測發〔2017〕6號

各省、自治區、直轄市及計劃單列市、新疆生產建設兵團測繪地理信息主管部門、檔案局,局所屬各單位、機關各司室:

為加強和規范測繪地理信息檔案管理工作,更好地為測繪地理信息事業服務,依據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國測繪法》等相關法律法規,結合測繪地理信息工作實際,國家測繪地理信息局、國家檔案局共同制定了《測繪地理信息檔案管理規定》。現印發你們,請認真遵照執行。 

                                                                                                              國家測繪地理信息局    國家檔案局

                                                                                                                            2017年7月24日

測繪地理信息檔案管理規定

第一章   總 則 

第一條  為加強國家測繪地理信息檔案工作,提高檔案工作服務測繪地理信息事業發展水平,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國測繪法》等相關法律法規,結合測繪地理信息工作實際,制定本規定。

第二條  測繪地理信息檔案是指測繪地理信息系統各單位在履行管理職能和開展各項業務活動中直接形成的,對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子數據等形式和載體的歷史記錄。

測繪地理信息檔案是測繪地理信息事業的重要信息資源,是各單位履行職責、開展業務的信息支持和保障,是國家檔案資源建設的組成部分。

測繪地理信息檔案屬于測繪成果的,同時按照國家有關測繪成果管理的法律法規執行。

第三條  測繪地理信息檔案工作是測繪地理信息工作的組成部分。測繪地理信息檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。

國家測繪地理信息局對全國測繪地理信息檔案工作實行監督和指導,在業務上接受國家檔案行政管理部門的監督和指導。

地方各級測繪地理信息主管部門對本行政區域內測繪地理信息檔案工作實行監督和指導,在業務上接受同級檔案行政管理部門和上級測繪地理信息行政主管部門的監督和指導。

第四條  各級測繪地理信息主管部門及其所屬單位(以下統稱各單位)應當依法開展檔案工作,把檔案工作列入本單位發展規劃和工作計劃,建立、健全檔案管理制度,統籌安排檔案工作所需經費,依法維護檔案的完整與安全,為檔案的科學管理和檔案信息的開發利用提供保障。

第五條  各單位應當加強檔案法規和檔案知識宣傳教育,提高檔案管理水平和服務意識。

第二章   檔案工作機構及職責

第六條  國家測繪地理信息局辦公室歸口負責測繪地理信息檔案工作。國家測繪地理信息局辦公室、測繪成果管理司按照分工履行以下職責:

(一)貫徹執行檔案工作的法律、法規和規定,建立健全測繪地理信息檔案工作規章制度;

(二)監督和指導測繪地理信息業務檔案工作;

(三)監督和指導測繪地理信息系統及國家測繪地理信息局所屬單位文書等門類檔案工作;

(四)統一管理國家測繪地理信息局機關檔案,對局機關各司室文件材料的形成、積累和歸檔工作進行業務監督和指導;

(五)負責國家測繪地理信息局機關檔案信息化工作,開發機關檔案信息資源,參與機關電子文件全程管理,負責局機關電子文件歸檔和電子檔案管理;

(六)按照國家有關規定向中央檔案館移交檔案。

國家測繪檔案資料館是國家測繪地理信息業務檔案保管機構,承擔測繪地理信息業務檔案管理。

第七條  各單位應當按照國家規定設立與本單位檔案工作相適應的檔案工作機構,并履行以下職責:

(一)貫徹落實上級主管部門有關檔案工作規定和工作部署,承擔本單位檔案管理職能,制定本單位檔案工作管理辦法并組織實施;

(二)具有行政管理職能的單位在業務上受上級行政主管部門和同級檔案行政主管部門的監督和指導,對所屬單位檔案工作進行監督和指導,并對系統內下級單位的檔案工作進行業務指導;

(三)統一管理本單位的檔案,監督和指導本單位所屬部門做好各門類檔案的形成、積累和歸檔工作;

(四)負責本單位檔案信息化工作,參與本單位電子文件全程管理工作,負責本單位電子文件歸檔和電子檔案管理;

(五)按照國家有關規定向同級國家綜合檔案館移交檔案。

國家測繪地理信息局所屬各單位負責本單位檔案管理的具體工作,應當明確檔案工作分管領導,設立專門檔案工作機構或者指定負責檔案工作的綜合機構,并向國家測繪地理信息局辦公室備案。

第八條  各單位所屬部門在本單位檔案工作機構指導下,履行以下職責:

(一)負責本部門應當歸檔的各種門類、形式和載體的文件材料的收集工作,保證歸檔文件材料的齊全完整;

(二)對歸檔的文件按照各門類檔案管理辦法的相關規定進行整理,做到分類清楚、鑒定準確、排列有序,并按規定向本單位檔案部門歸檔;

(三)接受本單位檔案工作機構的指導與檢查。

第九條  各單位應當為檔案部門配備與本單位檔案數量、門類和發展要求相適應的檔案工作人員,并保持相對穩定。

各單位所屬部門應當根據檔案工作要求,明確檔案工作承辦人,并向本單位檔案工作機構備案。 

第三章   檔案的接收 

第十條  各單位應當按要求編制本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。歸檔范圍、保管期限應當劃分科學、準確。

國家測繪地理信息局制定和完善機關文書檔案、測繪地理信息業務檔案及其他門類檔案的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,并經批準后執行。

國家測繪地理信息局所屬各單位制定和完善本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,報國家測繪地理信息局檔案工作機構批準后執行。

第十一條  各單位應當加大檔案收集整理力度,加強對檔案收集整理工作的監督和指導,確保檔案應收盡收、應歸盡歸。

對重點工作、重大活動、重大建設項目、重大科研項目等活動中形成的檔案,實行檔案工作與專項活動工作進程同步管理。

第十二條  各單位應當按照相關檔案管理規定,確定檔案的具體接收范圍,并接收本單位在工作中直接形成的各種門類、形式和載體的檔案。

應當歸檔的文件材料由各單位有關部門按照職責分工負責收集齊全并按相關規定進行整理,定期向本單位檔案部門歸檔。與紙質或其他載體形式的文件相對應的電子文件應當一并歸檔。

任何單位、部門或個人不得將應當歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第十三條  各單位對接收范圍內的檔案應當按規定實行集中統一管理。不得由各承辦部門和個人分散保存。

各單位所屬部門應當按照規定時限向本單位檔案部門歸檔,并辦理歸檔手續。檔案部門接收的檔案應當符合歸檔質量要求。 

第四章   檔案的管理

第十四條  各單位應當依據國家相關規定,結合工作需要建立健全本單位各門類檔案管理制度,并進行具體管理。

第十五條  各單位對保管期限已滿的檔案,應當及時進行鑒定。鑒定工作結束后,應由檔案工作機構提出檔案鑒定報告。

國家測繪地理信息局機關的檔案鑒定工作在辦公室負責人主持下,由檔案工作機構和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。

各單位的檔案鑒定工作在分管檔案工作的單位負責人主持下,由辦公室、檔案工作機構和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。

第十六條  銷毀檔案必須按照規定履行相關手續。未經批準,不得銷毀任何檔案。

第十七條  各單位檔案工作機構對接收的各種門類、形式和載體的檔案,應當按照國家有關檔案分類的標準規范要求進行分類、整理編目和保管。

檔案工作機構應當分別建立接收、移出檔案登記臺賬,及時對接收和移出的檔案進行登記。

第十八條  各單位應當按照國家檔案移交的有關規定,定期移交檔案。

第十九條  單位撤銷或合并的,應當將本單位的全部檔案認真整理,妥善保管,不得分散,并按國家有關規定保管、移交。

臨時機構撤銷時,其檔案向設立該機構的單位移交。

第二十條  各單位檔案工作機構應當對檔案的接收、整理、保管、利用、移交、銷毀等情況進行統計,并按照規定報送本單位檔案工作基本情況統計表。

第二十一條  各單位應當加強檔案信息化建設,將檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃,統一部署、同步實施。

第二十二條  各單位應當為開展檔案工作提供必要的條件,做到檔案工作人員辦公室、檔案庫房、檔案閱覽室三室分開。檔案安全保管條件應當符合國家相關要求。

第二十三條  各單位應當建立健全檔案安全保密管理制度,為檔案保管保密提供條件保障,確保檔案信息系統、檔案實體、電子檔案安全有效,嚴防檔案損毀和失泄密事件發生。

第二十四條  各單位應當建立檔案安全管理責任制,根據檔案實體與信息管理實際,制定應急預案,將檔案安全責任明確到人。

各單位檔案工作機構應當建立庫存檔案和設備定期檢查制度,并做好檢查記錄。對庫存檔案發現可疑情況或者發生意外事故的,應當立即向本單位領導報告。

第二十五條  重要測繪地理信息檔案應當實行異地備份保管,重要電子檔案應當實行異質備份保管。 

第五章   檔案信息資源開發與利用

第二十六條  各單位檔案部門應當主動開發、挖掘檔案信息資源,不斷創新服務形式,強化服務功能,積極提供檔案信息服務,滿足各方面對測繪地理信息檔案的利用需求。

第二十七條  各單位應當加快推進傳統載體檔案數字化和利用網絡化,運用信息化手段對檔案信息資源進行管理開發,以方便檢索利用,實現資源共享。

第二十八條  各單位應當加強電子檔案利用基礎設施建設,保證電子檔案得到方便快捷的利用。對已完成數字化的檔案,其原件一般不再提供利用。

網絡利用檔案應當采取有效的安全保護措施,對上網文件、檔案進行嚴格審查,禁止把涉密文件和檔案傳輸到非涉密或密級不符的網絡。

第六章   附 則 

第二十九條  測繪地理信息專業檔案的管理應按照依據本規定制定的具體辦法執行。規定施行前制定的有關專業檔案管理的具體辦法,與本規定相一致的繼續執行。

人事、會計等檔案的管理按照國家有關規定執行。

第三十條  各單位可以依據本規定制定檔案管理實施細則。

第三十一條  本規定自印發之日起施行。

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